Pourquoi certaines entreprises ont-elles intérêt à externaliser leurs archives ?

L’externalisation des archives est aujourd’hui une tendance qui se développe de plus en plus au sein des entreprises tant privées que publiques. Externaliser leurs archives au format papier et électronique devient chose courante. De plus, la nouvelle législation et les normes réglementaires concernant la gestion et l’archivage des données papiers ou électroniques tendent à rendre la tâche difficile, tant les solutions pratiques ne s’imposent pas d’elles-mêmes. Certes externaliser ses archives auprès d’un tiers archiveur permet de gagner de la place tout en dégageant du temps et des ressources pour développer l’activité et la productivité. Toutefois, cela représente un coût si le personnel et les compétences suffisantes en internes manquent à l’appel. Sans compter les risques possibles de perte de confidentialité lorsque la mémoire de l’entreprise est confiée à un prestataire externe. Malgré les progrès considérables dans la technologie de l’information entraînant une évolution constante du marché de l’archivage physique, le dilemme demeure pour certaines entreprises : doivent-elles ou pas externaliser leurs archives ?

L’externalisation, une politique cohérente qui a ses avantages

Au sein des entreprises où l’archivage n’est pas vraiment une compétence reconnue, la mise en œuvre des pratiques usuelles de l’externalisation des archives ne coule pas de source. N’ayant ni les ressources, ni le temps pour s’y consacrer, elles ont recours à des sociétés spécialisées dans le domaine, des tiers-archiveurs. C’est dans leur plus grand intérêt :

• Elles solutionnent de manière efficace leur problème d’espace à gagner
• Elles mettent en conformité réglementaire leur archivage de données papiers ou électroniques
• Elles laissent faire à un tiers ce qu’elles ne savent pas faire et peuvent ainsi se consacrer à leur activité et productivité
• Elles sécurisent leurs documents et évitent du même coup les risques de dégradation ou de pertes définitives

Suite à la normalisation de l’Afnor en 1999 – avec la norme Z42-013 –, la loi du 13 mars 2000 sur la signature électronique l’archivage a pris un élan supplémentaire. La capacité d’authentifier et de sauvegarder des documents sur des médias non-réinscriptibles constitue un facteur de plus en faveur l’externalisation des documents.

Bien sûr externaliser des archives par un prestataire tiers représente un coût. Sa bonne négociation répond à une politique d’externalisation cohérente qui nous l’avons vu, a des avantages à être entreprise sainement, selon les besoins et les objectifs de chacun. Certains tiers-archiveurs comme la société Arcalys, spécialisée en archivage physique, proposent des forfaits tout compris. Dans ce cas, vous êtes à l’abri de toute surprise. Ils peuvent conseiller leurs clients dans la réflexion à mener sur l’archivage en interne et surtout répondre à la question : pourquoi externaliser leurs archives ?

Des freins psychologiques à confier ses archives

L’externalisation des archives n’est pas une démarche sans risques ni danger. Il est très important de prendre une décision après avoir bien analyser au préalable tous les besoins en archivage de la société. Un travail de réflexion et d’organisation s’impose pour mettre en œuvre une politique d’archivage la plus adéquate :

• Celle qui garantit un niveau de sécurité le plus élevé
• Celle qui s’assure que les prestations réalisées se conforment aux normes NF Z 40-350 pour l’archivage papier, et NF Z 42-013 pour l’archivage électronique
• Celle qui fait appel à des prestataires certifiés, fidèles à la réglementation en vigueur et usant des bonnes pratiques de l’archivage

Sans oublier que la problématique d’archivage est différente pour chaque entreprise, selon la nature de son activité, les types de documents à archiver et la durée légale d’archivage propre à chaque document.

Les risques sont donc des craintes à effacer plutôt que de réels obstacles à franchir. Tel est le cas de la confidentialité. Ces peurs constituent des freins psychologiques à l’externalisation des archives. Tout archiviste se doit d’être sensible à la confidentialité des données comme aussi défendre les droits de chaque citoyen sur ses données personnelles et médicales. Les archives numériques sont encore plus marquées par la problématique de la confidentialité. La protection des données face aux menaces du hacking, au vol de données sensibles devient une préoccupation majeure pour les sociétés d’archivage. Ces dernières doivent concilier les besoins d’accessibilité aux informations aux exigences de confidentialité. À défaut de solutions toutes faites, un guide publié par le groupe de travail Archivage de la Fédération des Tiers de Confiance (FNTC) pose les principes clés pour garantir une bonne gestion de la confidentialité des archives numériques. Il dresse les risques et les défenses les plus adaptées pour y répondre.
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